Wählen Sie im Auswahlfeld Organisationseinheit die für die Urkunde zuständige Amtsstelle aus. Standardmäßig ist jene Amtsstelle eingestellt, in der Sie sich gerade befinden.
Wählen Sie im Bereich AKT aus dem kombinierten Eingabe- und Auswahlfeld Bezeichnung (Aktenzahl) jenen Akt (inklusive der Aktenzahl), der der Urkunde zugeordnet ist.
Unterscheiden Sie im Bereich ANTRAGSSPEZIFISCHE FELDER im Auswahlfeld Urkundentyp den Typ der Urkunde. Es stehen GOG-, N- und S-Urkunden zur Auswahl.
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Beachten Sie, dass sich abhängig von der Wahl des Urkundentyps (GOG, N oder S) die Ausprägung des Dialogs Urkunde erstellen entsprechend ändert: Beachten Sie weiters, dass nach der Wahl des Urkundentyps einzelne Felder in Abhängigkeit zueinanderstehen und nicht immer angezeigt werden bzw. anwählbar sind.
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Im Bereich LEISTUNG finden Sie die Bezeichnung und das Leistungskürzel (definitionsabhängiges Kürzel z.B. UA für Urkundenarchivierung) angezeigt. Sofern Sie aus dem kombinierten Eingabe- und Auswahlfeld Gegenstand einen Eintrag auswählen, wird die Bezeichnung entsprechend ergänzt. Sofern Sie die Markierung bei der Bezeichnung entfernen ( 
), haben Sie die Möglichkeit, eine selbstgewählte Bezeichnung einzugeben.
Im Auswahlfeld Benutzer können Sie den gewünschten Mitarbeiter Ihrer Amtsstelle auswählen. Standardmäßig ist der angemeldete Mitarbeiter voreingestellt.
Im Bereich DOKUMENT ist Kein Dokument vorhanden. Wählen Sie die Schaltfläche 
, wenn Sie ein Dokument (Scanfile) zuordnen möchten.
Abbildung 9-3: Datei auswählen
Sie haben die Möglichkeit, die verfügbaren Dokumente aus dem Scan Ordner oder verfügbare Dokumente aus dem Akt Ordner auszuwählen. In der Auflistung wird zwischen Ordnern ( 
) und Dokumenten ( 
) unterschieden. In Ordnern können sich weitere Dokumente befinden.
Wählen Sie jenes Dokument, dass Sie der anzulegenden Urkunde zuordnen möchten. Sie finden dieses in weiterer Folge als Ausgewählte Datei angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Dokumenten-Auswahl mit 
. Mit 
wird keine Datei zugeordnet.
Im Dialog Urkunde erstellen können Sie das ausgewählte Dokument öffnen ( 
) oder wieder löschen ( 
). Wenn Sie nochmals wählen, können Sie das bereits vorhandene Dokument durch ein anderes, noch auszuwählendes Dokument ersetzen.
Im Bereich FREIGABEN ist beim Urkundentyp GOG 
Freigabe BMJ voreingestellt und kann nicht geändert werden. Markieren Sie Freigabe BMF, wenn Sie die Urkunde dem Bundesministerium für Finanzen ebenfalls freigeben möchten. Bei den Urkundentypen N und S sind die beiden Freigaben jeweils frei wählbar. Die Freigabe 
Freigabe BMJ ist voreingestellt.
Die Ausprägung der Felder abhängig vom Urkundentyp
Als Errichtungsdatum ist das Tagesdatum standardmäßig eingestellt. Dieses können Sie durch ein Datum in der Vergangenheit ersetzen. Sofern Sie ein Datum eingeben und nicht auswählen, müssen Sie die Form Tag.Monat.Jahr (TT.MM.JJJJ) einhalten.
Die GOG-Zahl wird automatisch vergeben und kann nicht angewählt bzw. eingegeben werden.
Wählen Sie aus dem Auswahlfeld Gegenstand einen entsprechenden Eintrag aus oder erfassen Sie diesen manuell. Durch diese Auswahl wird die Bezeichnung unmittelbar ergänzt.
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Beachten Sie, dass Sie für die für das Firmenbuch bestimmten Urkunden den Eintrag aus dem Auswahlfeld Gegenstand zwingend und exakt auswählen müssen (Stichwort: WebERV). Durch diese Auswahl wird auch die Bezeichnung der Leistung unmittelbar ergänzt. |
In die Eingabefelder Beschreibung und Anmerkung können Sie weitere Informationen in Form eines freien Textes zum Gegenstand erfassen, bzw. werden die Beschreibung und die Anmerkung aus den jeweiligen Feldern der Registereinträge als Vorschlag übernommen.
Markieren Sie Elektronisch errichtet, wenn die Urkunde nicht in Papierform errichtet wurde.
Wählen Sie beim Urkundentyp N Urkunde über 
eine Geschäftszahl aus, sofern Sie das Erstellen der Urkunde nicht ohnehin aus dem Geschäftsregister gestartet haben.
Abbildung 9-4: Geschäftszahl auswählen
Sie finden sämtliche verfügbaren Geschäftszahlen angezeigt, die in der Amtsstelle und – sofern ausgewählt – dem gewählten Akt vorhanden sind. Über das Eingabefeld Suchtext haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Geschäftszahlen einzuschränken, indem Sie nach dem Inhalt oder Teilen des Inhalts des Geschäftsregistereintrags suchen. Wenn Sie eine der angezeigten Geschäftszahlen anklicken, um diese auszuwählen, erhalten Sie eine farbliche Kennzeichnung (
).
Wählen Sie , um die Übernahme der Geschäftszahl durchzuführen. Die Geschäftszahl wird im inaktiven Feld Geschäftszahl im Dialog Urkunde erstellen automatisch eingefügt. Wählen Sie , wenn Sie keine der angezeigten Geschäftszahlen zuordnen möchten.
Im Auswahlfeld Typ müssen Sie bei notariellen Urkunden zwischen Notariatsakt und Notarielles Protokoll unterscheiden. Sofern Sie Notariatsakt wählen, haben Sie die Möglichkeit die Checkbox Errichtung nach dem NotAktsG anzuhaken (siehe § 1 Notariatsaktsgesetz). Ebenso können Sie die Checkbox Vollstreckbarkeit anhaken (siehe §3 und §3a Notariatsordnung).
Sofern Sie ÖZTR Registrierung als Testament markieren, werden die Felder Hinterlegungsdatum und Tarif aktiv gesetzt. Als Hinterlegungsdatum ist das Tagesdatum standardmäßig eingestellt. Dieses können Sie durch ein Datum in der Vergangenheit ersetzen. Sofern Sie ein Datum eingeben und nicht auswählen, müssen Sie die Form Tag.Monat.Jahr (TT.MM.JJJJ) einhalten. Als Tarif wird ÖZTR Registrierung standardmäßig ausgewählt.
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Beachten Sie, dass bei einem Testament neben dem Datum der Errichtung auch das Datum der Hinterlegung korrekt erfasst werden muss.
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Sofern Sie bei N-Urkunden ÖZTR Registrierung als Erbverzicht markieren, werden die Felder Hinterlegungsdatum und Tarif aktiv gesetzt. Als Hinterlegungsdatum ist das Errichtungsdatum standardmäßig eingestellt, da sich diese beiden Datumsangaben beim Notariatsakt nicht voneinander unterscheiden dürfen. Sofern Sie ein Datum eingeben und nicht auswählen, müssen Sie die Form Tag.Monat.Jahr (TT.MM.JJJJ) einhalten. Als Tarif wird ÖZTR Registrierung standardmäßig ausgewählt.
Sofern Sie ÖZVV Erstregistrierung als markieren, werden die Felder Errichtende Stelle und Tarif aktiv gesetzt. Als Errichtende Stelle wird Registrierungsstelle standardmäßig angezeigt, als Tarif wird ÖZVV Registrierung standardmäßig ausgewählt. Die ÖZVV Erstregistrierung als können Sie mit den Einträgen aus dem Auswahlfeld (z.B. Vorsorgevollmacht, gewählte Erw. Vertretung, etc) genauer bestimmen.
Sofern Sie PatVR Registrierung markieren, wird das Feld Tarif aktiv gesetzt. Als Tarif wird PatVR Registrierung standardmäßig ausgewählt.
Wählen Sie 
, um das Erstellen einer Urkunde zu speichern. Wenn Sie 
wählen, kehren Sie in den Ordner cyberDOC Urkunden zurück ohne die bereits eingegebenen Daten zu speichern.